會議策劃的基本要素包括哪些?會議策劃四個基本要素

2019-04-11

任何一個會議的舉辦都應該預先制訂會議計劃,以保障整個會議有章可循,能按計劃循序漸進、月的明確地一步一步進行,最終完成整個會議任務。四川靠譜的公關公司了解到會議計劃包括擬定會議的基本要素、成立會務工作機構、制定會議預算。會議的基本要素主要包括會議名稱、會議議題、會議時間、會議地點、與會人員。

 

 

一、會議名稱

 

四川公關公司哪家好知道會議名稱可以反映會議的基本信息,一般來說可以由以下的某些方面組成:會議主辦機構、會議的主題、會議的類型、會議的時間或屆次、會議的范圍、會議的規賣、參加對象等。例如“XX年小米旗艦新品發布會”,其中“小米”是會議的主辦機構,“旗脫新品”是會議的內容,“XX 年”是會議的時間,“發布會”則表明了會議的性質或者類型。又如“XX大學十九屆學生代表大會”,其中“XX大學”是會議的主辦機構,“第十九屆”是會議的屆次,“學生代表”是會議的參加對象,“大會”則表明會議的類型。

 

會議名稱必須用確切、規范的文字表達,它既用于會議的“會議通知”,使與會者心中有數,做好準備,又用于會議的宣傳、擴大會議的效果。大中型會議的會議名稱做成橫幅大標語,置于會議主場中的前方或后方,作為會議的標志,簡稱“會標”。會標必須用全稱,不能隨意省略,以免語意不順或文理不通,產生誤解。

 

二、會議議題

 

會議的議題是根據會議目標來確定并付諸會議討論或解決的其體問題,是會議活動的必備要素。通常,會議的議題必須體現出會議的目的和會議的主題。議題的產生通常有兩種情況:一種是領導根據需要制定的: 另一種是秘書經調查研究、綜合信息之后反饋給領導,再由領導審批決定的。而有些重大的代表會議,先由代表提出“提案”,由大會秘書處匯總,再提交主席團審查通過,才能成為列人會議議程的會議議題。一次會議的議題應當安排適宜,確保與會人員能夠充分討論和發表意見,確保能夠高效率地利用時間。會務人員安排每次會議的議題有以下技巧: ①個主要議題和一兩個小議題搭配安排。②將同類性質的議題同時提交一次會議討論。③適當準備一些后備議題,以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議進一步討論。

 

 

三、會議時間

 

會議時間包括會議的召開時間和會期兩方面。選擇恰當的時間集會,安排長短適宜的會議時間,對于提高整個會議的效率有重要的影響。因此會議召開時間的選擇、開會時間的長短是會議計劃需要考慮的重要因素。

 

(1) 會議的召開時間,指的是會議什么時候開始和結束的時間節點。通常需要考慮以下幾個方面: ①是否適合會議組織人員完成全部準備工作。②是否方便與會人員尤其是會議的核心人物參加出席。3會議召開期間的自然因素。比如當地季節氣候的變化,盡量避免在氣候多變的季節和地區集會。

(2) 會期通常是指整個會議所需的時間的長短。會議可短可長,少則兒分鐘、幾十分鐘,多則數小時、幾天,甚至十幾天。確定會期長短主要考慮以下要素: ①議題的多少。②議程的簡繁。③松緊適度。對于時間比較長的會期,應該適當安排間歇時間。會議組織者應盡可能準確地預計會議需要的時間,在會議通知中寫明,及時通知與會者,便于與會者有計劃地安排自己的相關事宜。

 

四、會議地點

 

成都開業慶典公司中的會議地點是指會議召開的舉辦地,也可具體指舉行會議活動的場所。為了使會議取得預期效果,應根據會議的性質和規模,綜合考慮會場的大小、交通情況、服務水平、環境與設備是否適合等因素。而有些重要會議在選擇會議地點時,還要考慮其政治影響或經濟效果。一般來說,選擇專業的會場會省去許多麻煩,但是相應地,專業會場的租金也會比較昂貴,主辦方應該落實會議的場數,確定租用時間的長短,結合自己的會議預算,選擇適合的會議地點。

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